Privacybeleid voor het sollicitatieproces bij PACCOR

We nemen de bescherming van uw persoonlijke gegevens en de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere relevante voorschriften voor gegevensbescherming zeer serieus.

Dit privacybeleid voor het sollicitatieproces is bedoeld om informatie te verstrekken over hoe we deze bescherming garanderen tijdens het hele wervingsproces, inclusief bij online gesprekken en het lidmaatschap van PACCOR-kandidaatgemeenschappen. 

Bij het gebruik van de PACCOR-webpagina, moet men ook het Algemeen privacybeleid lezen, dat van toepassing is op verzamelde persoonlijke gegevens die door ons verzameld en verwerkt worden via de PACCOR-webpagina en dat de betekenis van het begrip “persoonlijke gegevens” en andere termen verduidelijkt. Het verduidelijk ook uw rechten inzake gegevensbescherming die ook van toepassing zijn op dit privacybeleid voor het sollicitatieproces.

1. Gegevensbeheerder

Als u solliciteert naar een baan in Duitsland, is de gegevensbeheerder van de gegevens in het behandelingsproces van uw sollicitatie (en het verwerkingsproces van hieraan gerelateerde persoonlijke gegevens) het bedrijf PACCOR Packaging GmbH (hierna „wij” genoemd), Peter-Müller-Straße 16/16a, 40468 Düsseldorf, Duitsland. Als u solliciteert naar een baan in een ander land, is de gegevensbeheerder de relevante PACCOR-entiteit in dat land.

2. Hoe we uw persoonlijke gegevens gebruiken

Sollicitatieportaal
Wanneer u het internetsollicitatieportaal van PACCOR gebruikt, moeten wij de persoonlijke gegevens die u via het sollicitatieportaal indient, verwerken voor de behandeling van uw sollicitatie. Als u wordt aangenomen, worden uw gegevens overgebracht naar uw persoonlijk dossier.

Als de gegevensbeheerder een bedrijf is dat is gevestigd in de Europese Unie (EU), werkt deze op basis van art. 6 par. 1 let.b van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), § 26 par. 1 in verband met par. 8 zin 2 van de Federale Gegevensbeschermingswet (zoals gewijzigd).

Voor zover, op basis van art. 9 par. 1 van AVG in verband met de relevante bepalingen van de nationale wetgeving, bijzondere categorieën persoonlijke gegevens worden verwerkt (bijv. gegevens over gezondheid, religieus lidmaatschap of vakbondslidmaatschap), gebeurt dit op basis van art. 9 par. 2 b) van AVG in verband met de relevante bepalingen van de nationale wetgeving. Bovendien kan de verwerking van gegevens met betrekking tot gezondheid noodzakelijk zijn voor uw arbeidsgeschiktheid overeenkomstig art. 9 par. 2 h) van AVG in verband met de bepalingen van de nationale wetgeving.

Als u uw sollicitatiedocumenten niet rechtstreeks via het portaal naar PACCOR stuurt, worden ze naar ons sollicitatiebeheersysteem van kandidaten gestuurd. U ontvangt een e-mail waarmee u uw sollicitatie kunt activeren. Als u uw sollicitatie niet binnen 30 dagen activeert, worden uw gegevens verwijderd uit ons beheersysteem van kandidaten en worden ze niet in aanmerkingen genomen voor het verdere selectieproces.

Deelname aan een live videogesprek of een vraaggebaseerd videogesprek
In het geval u instemt met een live videogesprek of een vraaggebaseerd videogesprek, gebruiken we de informatie die u heeft verstrekt tijdens het gesprek over uw geschiktheid voor de functie waarvoor u solliciteert  en mogelijke andere functies die u mogelijk worden aangeboden. Voor EU-beheerders is de wettelijke basis art. 6 par. 1 Let. a. Als u heeft ingestemd kunnen we uw live videogesprek opnemen om het later te bekijken tijdens het sollicitatieproces. EU-controleurs zullen dit doen op basis van art. 6 par. 1 let. a van AVG. Systematische analyse, bijv. met behulp van spraakanalysesoftware, vindt niet plaats. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken met effect naar de toekomst. Neem hiervoor contact op met de gegevensbeheerder.

Lidmaatschap van PACCOR-kandidaatgemeenschappen 
U kunt ervoor kiezen lid te worden van één van onze PACCOR-kandidaatgemeenschappen. Dit betekent dat wij met uw toestemming uw sollicitaties, inclusief uw persoonlijke gegevens, gedurende een periode van maximaal drie jaar (vier jaar in het geval van sollicitaties voor een baan in de VS) bewaren om met u contact op te nemen , of met u contact te kunnen opnemen over toekomstige carrièremogelijkheden en andere relevante functies in de PACCOR-groep. EU-gegevensbeheerders zullen dit doen op basis van art. 6 par. 1 let. a van AVG. De toestemming is vrijwillig en heeft geen invloed op de status van uw sollicitatie. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken met effect naar de toekomst. Neem hiervoor contact op met de gegevensbeheerder.

3. Categorieën van verwerkte gegevens 

De categorieën van persoonlijke gegevens die worden verwerkt omvatten met name:

• basisgegevens (bijv. voornaam en achternaam, geboortedatum, nationaliteit, woonplaats). 
• documenten (bijv. certificaten, verklaringen, CV)
• onderwijsgeschiedenis (bijv. gegevens over opleiding (hoger), beroepskwalificaties)
• afrekeningsgegevens (bijv. bankgegevens voor het terugbetalen van sollicitatiekosten)
• organisationele gegevens voor interne sollicitaties (bijv. persoonlijk nummer, plaats waar de kosten zijn ontstaan, afdeling) 
• communicatiegegevens (bijv. e-mail, telefoon (mobiele telefoon))
• beeld- en geluidopname als onderdeel van het selectieproces
• loggegevens die ontstaan bij het gebruik van informatiesystemen

4. Hoe lang we uw persoonlijke gegevens bewaren

Sollicitatieportaal
Als uw sollicitatie niet leidt tot aanwerving door PACCOR, worden uw aanvraag en de persoonlijke gegevens bewaard gedurende de periode die nodig is voor de uitvoering van het sollicitatieproces en voor het handhaven van wettelijke termijnen van gegevensopslag, momenteel een maximum van zes maanden na het einde van het sollicitatieproces. Als u solliciteert voor meerdere functies binnen een periode van zes maanden, loopt de bewaringstermijn vanaf het einde van de laatste sollicitatieprocedure.
Gegevens van sollicitatiegesprekken
In het geval van toestemming voor een live videogesprek of een vraaggebaseerd videogesprek, worden het videomateriaal of de geluidsbestanden van het gesprek op afstand verwijderd na zes maanden na hun opname of ontvangst. We verwijderen deze gegevens ook als u uw toestemming vóór die tijd intrekt.

Lidmaatschap van PACCOR-kandidaatgemeenschappen
Als u heeft besloten om u aan te sluiten bij PACCOR-kandidaatgemeenschappen, bewaren we uw sollicitatie, inclusief uw persoonlijke gegevens, voor een periode van maximaal drie jaar. Als u solliciteert naar een baan in de VS, is de maximale periode vier jaar.

5. Openbaarmaking van uw persoonlijke gegevens

In het kader van de PACCOR-groep 
Als u heeft besloten om u aan te sluiten bij PACCOR-kandidaatgemeenschappen, kunnen we uw kandidatuur ook in overweging nemen voor vacatures op andere locaties van de PACCOR-groep. Hiervoor kunnen uw persoonlijke gegevens worden gedeeld en verwerkt door wervingsteams op andere PACCOR-locaties, ook buiten de Europese Unie.

Dit kan inhouden dat uw persoonlijke gegevens worden overgedragen aan, of dat er toegang tot uw persoonlijke gegevens kan worden vekregen door, een land buiten de EU, dat niet is onderworpen aan een vergelijkbaar niveau van gegevensbescherming. In dit geval zullen we ervoor zorgen dat de PACCOR-entiteiten die de gegevens ontvangen, voldoende garanties bieden (bijv. in overeenstemming met clausules uit EU-standaardcontracten). Copieën van de garantie kunnen hier worden verkregen.

Ter beschikking stellen van persoonlijke gegevens aan dienstenleveranciers
Wanneer PACCOR-beheerders in de EU dienstenleveranciers inschakelen, die kunnen ondersteunen bij de verwerking van persoonlijke gegevens en die toegang hebben tot uw persoonlijke gegevens, doen ze dit alleen na het sluiten van een contract voor de verwerking van gegevens overeenkomstig art. 28 van AVG, dat van onze dienstenleveranciers vereist dat ze de persoonlijke gegevens alleen verwerken conform aan onze instructies en de vertrouwelijkheid ervan handhaven. PACCOR Packaging GmbH is de eigenaar van alle contracten met dienstenleveranciers en treedt op als entiteit die de gegevens voor andere PACCOR-beheerders verwerkt. We kunnen momenteel de volgende dienstenverleners inzetten als gegevensverwerkende entiteiten/onderleveranciers die gegevens verwerken:

Wie de dienstenleveranciers zijn en waarvoor we ze gebruiken:

• SmartRecruiters GmbH, Winsstr. 62/63, 10405 Berlijn, Duitsland:
  
  Ter beschikkingstelling en ontwikkeling van cloudplatformen ("Software als dienst") voor bovengenoemde doeleinden. Verwerking van ter beschikking gestelde persoonlijke gegevens.
   
• LinkedIn Corporation, 2029 Stierlin Court, Mountain View, CA 94043, VS:
  
  Maakt effectieve werving en beheer van potentiële kandidaten van de LinkedIn-webpagina mogelijk. Synchronisatie van belangrijke sollicitatie-, kandidaat- en vacaturegegevens met de LinkedIn-webpagina. Verwerking van ter beschikking gestelde persoonlijke gegevens en communicatie.

Als uw persoonlijke gegevens worden overgedragen naar een land buiten de EU, dat niet is onderworpen aan een vergelijkbaar niveau van bescherming van persoonlijke gegevens, gebeurt dit alleen als wij de geschikte garantie verzekeren (bijv. door middel van een akkoord over clausules in EU-standaardcontracten). Copieën van de garantie kunnen hier worden verkregen.

6 Welke rechten heeft u?

Als sollicitant voor een baan bij ons bedrijf heeft u de volgende beschermingsgegevensrechten, die u kunt uitoefenen bij het contact met ons op elk moment of met onze inspecteur voor gegevensbescherming, met behulp van de gegevens in punten 1 en 2: 

a. Toegang
U heeft het recht om informatie te verkrijgen over uw persoonlijke gegevens die door ons worden verwerkt en om toegang te vragen tot uw persoonlijke gegevens en/of een copie ervan. Dit omvat informatie over het gebruiksdoel, de gebruikte categorieën gegevens, hun ontvangers en geautoriseerde personen en, indien mogelijk, de geplande bewaarperiode van de gegevens of, indien niet mogelijk, de criteria voor de bepaling van deze periode (samenvatting in PDF-formaat of papiervorm). 

b. Correctie, verwijdering of beperking van de verwerking 
U heeft het recht om ons te vragen uw onjuiste persoonlijke gegevens zonder onnodige vertraging te corrigeren. Rekening houdend met de doeleinden van de verwerking, heeft u het recht om de aanvulling van onvolledige persoonlijke gegevens te vragen, onder meer door een aanvullende verklaring in te dienen.

c. Recht op bezwaar
Als de verwerking van uw persoonlijke gegevens plaatsvindt op basis van art. 6 par. 1 let. f van AVG, heeft u het recht om op elk gewenst moment bezwaar te maken tegen de verwerking van deze gegevens om redenen die verband houden met uw specifieke situatie. Dan zullen we de persoonlijke gegevens niet langer verwerken, tenzij we het bestaan kunnen aantonen van geldige, legitieme gronden voor verwerking die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of gronden voor het instellen, onderzoeken of verdedigen van claims.

d. Recht om toestemming in te trekken
Als de verwerking plaatsvindt op basis van uw toestemming, heeft u het recht om deze toestemming te allen tijde in te trekken zonder effect op de rechtmatigheid van verwerking op basis van de toestemming voordat deze werd ingetrokken. Hiervoor kunt u te allen tijde contact opnemen met ons of onze inspecteur voor gegevensbescherming met behulp van de bovenstaande gegevens.

e. Recht om gegevens te verwijderen
U heeft het recht om ons te vragen uw persoonlijke gegevens zonder vertraging te verwijderen, en wij zijn verplicht om die persoonlijke gegevens zonder vertraging te verwijderen, als één van de volgende situaties van toepassing is:

• De persoonlijke gegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of anderszins verwerkt.
• U dient bezwaar in tegen de verwerking van gegevens in overeenstemming met het bovenstaande punt 8.c en er bestaan geen zwaarder doorwegende legitieme gronden voor verwerking.
• De persoonlijke gegevens zijn onrechtmatig verwerkt.

Het verwijderen van persoonlijke gegevens is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die voortvloeit uit de EU-wetgeving of het recht van een lidstaat waaraan wij onderworpen zijn. Dit is niet van toepassing wanneer de gegevensverwerking noodzakelijk is:

• Om te voldoen aan een wettelijke verplichting die verwerking vereist volgens de EU-wetgeving of de wetgeving van een lidstaat waaraan wij onderworpen zijn. 
• Om juridische claims in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

f. Recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit
In het geval van een inbreuk op de gegevensbeschermingswet heeft de betrokkene, op wiens gegevens dit betrekking heeft, het recht om in beroep te gaan bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit. De bevoegde toezichthoudende autoriteit voor zaken betreffende de wet op de bescherming van persoonlijke gegevens is:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Tel.: 0211/38424-0
Fax: 0211/38424-10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

7. Tot wie u zich kunt wenden

Als u vragen heeft over het bovenstaande privacybeleid, verzoeken wij u zich te wenden tot de centrale entiteit :

PACCOR Packaging GmbH
Peter-Müller-Str. 16/16a
40468 Düsseldorf
info@paccor.com

U kunt ook te allen tijde contact opnemen met de inspecteur voor gegevensbescherming:

Roland Schroeder 
SystemDatenschutzConsulting
Rebenlaube 12
45133 Essen
schroeder-dsc@web.de